Die Fahrzeugbereitstellung – häufig auch als „Pre-Delivery Inspection and Preparation“ (PDI) bezeichnet – ist ein umfassender Prozess, den Autohäuser durchführen, um sicherzustellen, dass jedes neue Fahrzeug in einwandfreiem technischen, optischen und funktionalen Zustand an den Kunden übergeben wird. Sie stellt die letzte und entscheidende Phase der Fahrzeugreise vor der Übergabe dar und spiegelt das Engagement des Autohauses für Qualität, Sicherheit und Kundenzufriedenheit wider. Dieser Prozess umfasst eine Vielzahl von Aufgaben – von mechanischen Prüfungen und Softwareaktivierungen bis hin zu optischen Veredelungen und kundenspezifischen Anpassungen.
Wenn ein Neufahrzeug vom Hersteller oder einem regionalen Verteilzentrum im Autohaus eintrifft, beginnt die Fahrzeugbereitstellung mit einer detaillierten Eingangsprüfung. Dabei überprüft das Personal die Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN), um sicherzustellen, dass sie mit den Liefer- und Verkaufsdokumenten übereinstimmt. Anschließend erfolgt eine gründliche Sichtkontrolle, um eventuelle Transportschäden zu erkennen – darunter Dellen, Kratzer, Risse in den Leuchten, beschädigte Zierleisten oder Defekte an Windschutzscheibe und Fenstern. Zusätzlich werden wichtige Eckdaten wie der Kilometerstand und der Tankfüllstand bei Ankunft dokumentiert.
Neufahrzeuge treffen in der Regel mit werkseitig angebrachten Transportschutzmaßnahmen im Autohaus ein – darunter Plastikabdeckungen auf Sitzen und Teppichen, Schaumstoffelemente zwischen Fahrwerkskomponenten, Schutz- oder Wachsbeschichtungen auf Karosserieteilen sowie Klebefolien auf Displays und Zierleisten. Diese Schutzmaterialien werden sorgfältig entfernt, um das Fahrzeug für die technische Prüfung und Reinigung vorzubereiten. In diesem Stadium werden eventuelle Auffälligkeiten oder Schäden dokumentiert, und falls erforderlich, Reklamationen beim Hersteller oder Logistikdienstleister eingereicht. Parallel dazu überprüft die Serviceabteilung des Autohauses die OEM-Systeme auf offene Servicekampagnen, technische Mitteilungen oder sicherheitsrelevante Rückrufe, die vor der Auslieferung zwingend erledigt werden müssen.
Das Herzstück der Fahrzeugbereitstellung ist die sogenannte Pre-Delivery Inspection (PDI) – eine strukturierte, mehrstufige Inspektion, die in der Regel von einem zertifizierten Techniker durchgeführt wird. Diese Prüfung folgt einer standardisierten Checkliste, die je nach Hersteller leicht variieren kann, aber in jedem Fall alle sicherheitsrelevanten, mechanischen und elektrischen Systeme umfasst. Der Techniker überprüft sämtliche Flüssigkeitsstände – darunter Motoröl, Bremsflüssigkeit, Kühlmittel, Getriebeöl (sofern vorhanden) und Scheibenwaschwasser – und füllt sie bei Bedarf auf. Die Batterie wird auf Ladezustand und Funktionsfähigkeit getestet, insbesondere wenn das Fahrzeug längere Zeit gelagert oder transportiert wurde. Der Reifendruck wird kontrolliert und auf den empfohlenen Wert eingestellt, wobei alle vier Reifen inklusive Ersatzrad auf Beschädigungen oder ungleichmäßigen Verschleiß geprüft werden.
Anschließend erfolgt eine Überprüfung sämtlicher Beleuchtungseinrichtungen – darunter Scheinwerfer, Bremslichter, Blinker und Innenbeleuchtung. Auch die elektronischen Systeme wie das Infotainment, die HVAC-Steuerung (Heizung, Lüftung, Klimaanlage), Sitzverstellungen, Fensterheber und Türschlösser werden auf ihre Funktionsfähigkeit getestet. Der Techniker stellt sicher, dass die Fernbedienungen (Key Fobs) korrekt arbeiten und sicherheitsrelevante Funktionen wie Parksensoren, Kameras und Fahrerassistenzsysteme einwandfrei funktionieren. In einigen Autohäusern – insbesondere bei Premium- oder Performance-Fahrzeugen – kann zusätzlich eine kurze Probefahrt erforderlich sein, um ungewöhnliche Geräusche, Vibrationen oder Warnmeldungen unter realen Fahrbedingungen zu identifizieren.
Da moderne Fahrzeuge in hohem Maß softwaregestützt sind, gehört auch die digitale Inbetriebnahme zu den zentralen Bestandteilen der Fahrzeugbereitstellung. Das Autohaus verbindet das Fahrzeug mit den Diagnosesystemen des Herstellers, um sicherzustellen, dass sämtliche Steuergeräte auf dem neuesten Softwarestand sind. Falls erforderlich, werden Updates per Diagnosetool oder – je nach Marke – auch Over-the-Air durchgeführt. Darüber hinaus fordern viele OEMs eine digitale „Aktivierung“ des Fahrzeugs im Hersteller-Backend, wobei die Fahrzeug-Identifikationsnummer (FIN) einem spezifischen Kundenprofil zugeordnet wird – eine Voraussetzung für die Nutzung von Diensten wie vernetzten Apps, Echtzeitverkehr, Fernzugriff oder abonnierbaren Zusatzfunktionen (mehr dazu unter: Fahrzeugidentifikation).
Das Fahrzeug durchläuft parallel zu den technischen Prüfungen und der Softwarekonfiguration eine umfassende kosmetische Aufbereitung. Die Karosserie wird gründlich gewaschen, um Staub, Schmutz und Transportreste zu entfernen. Falls nötig, beheben Techniker kleinere Lackmängel mithilfe von Poliermitteln. Räder, Reifen und Bremssättel werden gereinigt und aufbereitet. Im Innenraum werden alle Schutzfolien entfernt, sämtliche Flächen gesaugt, gewischt und von Produktionsrückständen befreit. Auch die Scheiben werden innen wie außen poliert, und verbleibende Aufkleber oder Etiketten aus dem Werk entfernt. In vielen Autohäusern werden auf Wunsch zusätzliche Fahrzeugveredelungen angeboten, etwa Lackversiegelungen, Keramikbeschichtungen oder Pflegebehandlungen für Polster, um das Erscheinungsbild zu optimieren und vor Umwelteinflüssen zu schützen.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Fahrzeugbereitstellung ist die Montage von Zubehörteilen und kundenspezifischen Ausstattungen. Diese reichen von herstellerzertifiziertem Zubehör wie Gummimatten, Kofferraumeinlagen, Dachträgern oder Schmutzfängern bis hin zu händlerseitig installierten Extras wie Sonderfelgen, Spoilern, getönten Scheiben, Dashcams oder sogar kompletten Fahrzeugfolierungen. Für gewerbliche Kunden oder Flottenbetreiber können zusätzlich GPS-Tracker, Firmenlogos oder branchenspezifische Sonderausstattungen integriert werden. Sämtliche Umbauten erfolgen gemäß den Richtlinien des Fahrzeugherstellers, um die Kompatibilität sicherzustellen und die Garantieansprüche nicht zu gefährden.
Sobald alle mechanischen, digitalen, kosmetischen und individualisierten Maßnahmen abgeschlossen sind, folgt die finale Dokumentation und Qualitätskontrolle. Dazu gehört die Prüfung und Vollständigkeit aller Unterlagen – wie Zulassungspapiere, Garantiebescheinigungen, Servicehefte und Bedienungsanleitungen – sowie die Kontrolle, ob beide Fahrzeugschlüssel, Bordwerkzeug, Notfallsets oder Ladekabel (bei E-Fahrzeugen) vorhanden sind. Die PDI-Checkliste wird abschließend vom verantwortlichen Techniker und Serviceleiter unterzeichnet und archiviert – als Nachweis für die ordnungsgemäße und vollständige Fahrzeugbereitstellung.
In der letzten Phase wird das Fahrzeug für die Übergabe an den Kunden vorbereitet. Dazu zählt das Betanken bis zu einem definierten Füllstand (oft ein Vierteltank, bei Premiummarken auch vollgetankt), das Einstellen von Radiosendern oder Infotainment-Präferenzen sowie die Kopplung des Smartphones des Kunden mit dem Fahrzeug. Manche Autohäuser unterstützen zudem bei der Einrichtung der zugehörigen Fahrzeug-App, um Funktionen wie Fernstart, Live-Fahrzeugstatus oder Wartungserinnerungen zu aktivieren.
Am Auslieferungstag wird das Fahrzeug ein weiteres Mal gereinigt und prominent im Showroom oder einer speziellen Übergabezone positioniert – oft mit Schleife, Marken-Fußmatte oder personalisierter Willkommensbotschaft. Ein Mitarbeiter – meist der Verkaufsberater oder Produktspezialist – führt den Kunden dann durch alle Funktionen und Bedienelemente des Fahrzeugs, beantwortet Fragen und sorgt dafür, dass der Kunde sich gut informiert und sicher fühlt. Dieser Moment der Übergabe ist bewusst gestaltet, um nicht nur funktional zu sein, sondern auch emotional zu wirken und die Freude am Neuwagenkauf zu unterstreichen.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Fahrzeugbereitstellung ist ein sorgfältig geplanter, vielschichtiger Prozess, der Produktion und Besitz nahtlos miteinander verbindet. Sie vereint technische Präzision, kundenorientierten Service und logistische Koordination, um ein Fahrzeug auszuliefern, das sowohl den Standards des Herstellers als auch den Erwartungen des Kunden vollumfänglich entspricht. Für Autohäuser ist diese Phase nicht nur ein operativer Pflichtbestandteil, sondern auch eine strategische Chance, Vertrauen zu schaffen, Zusatzleistungen zu vermitteln und einen nachhaltigen Eindruck zu hinterlassen.
Die Fahrzeugbereitstellung ist ein anspruchsvoller und vielschichtiger Prozess, der zahlreiche technische, logistische und optische Aufgaben umfasst. Damit jedes Neufahrzeug in einwandfreiem Zustand – funktional, sauber, herstellerkonform und individuell auf Kundenwünsche abgestimmt – ausgeliefert werden kann, verlassen sich Autohäuser auf klar strukturierte Abläufe, geschultes Fachpersonal und spezialisierte Softwarelösungen. Angesichts der Vielzahl an Einzelschritten kann schon ein kleiner Fehler zu Verzögerungen, unzufriedenen Kunden oder Problemen bei der Garantieabwicklung führen. Um das zu vermeiden, setzen Autohäuser auf durchdachte Systeme und digitale Werkzeuge, die jedes Detail zuverlässig und präzise steuern.
Standardisierung durch Checklisten und Prozesse
Im Zentrum einer zuverlässigen Fahrzeugbereitstellung stehen detaillierte Checklisten und standardisierte Arbeitsanweisungen (SOPs). Diese unterteilen den gesamten Ablauf in klar definierte, nachvollziehbare und wiederholbare Schritte. Jede einzelne Aufgabe – von der Entfernung des Transportschutzes über die Kontrolle auf Transportschäden bis hin zur Durchführung von Software-Updates und dem Auffüllen von Betriebsflüssigkeiten – wird systematisch dokumentiert. Dabei setzen moderne Autohäuser zunehmend auf digitale Checklisten, die über Tablets oder Computer zugänglich sind. Jeder Schritt muss bestätigt werden, häufig mit einem Zeitstempel und der Zuordnung zur verantwortlichen Person. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine Aufgabe vergessen wird und gleichzeitig ein lückenloser Nachweis über alle durchgeführten Arbeiten entsteht.
Rollenbasierte Prozesssteuerung
Die Fahrzeugbereitstellung erfolgt nur selten durch eine einzelne Person oder Abteilung. Sie umfasst mehrere interne Teams – vom Annahmepersonal über zertifizierte Techniker und Fahrzeugaufbereiter bis hin zu Zubehörspezialisten und Auslieferungskoordinatoren. Ein effizienter Ablauf setzt voraus, dass Aufgaben reibungslos von einer Abteilung zur nächsten übergeben werden. Deshalb etablieren Autohäuser rollenspezifische Workflows, bei denen jede Gruppe automatisch benachrichtigt wird, sobald sie mit ihrem Abschnitt beginnen kann. Diese digitale Ablaufsteuerung reduziert Verzögerungen und Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle Schritte in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden. Der aktuelle Status des Fahrzeugs ist dabei in Echtzeit für alle Beteiligten einsehbar.
Integration mit OEM-Systemen
Autohäuser müssen zudem eng mit den Systemen der Fahrzeughersteller abgestimmt sein. Die meisten OEMs stellen eigene Portale und Schnittstellen bereit, über die sich offene Rückrufe, Servicekampagnen, Softwareanforderungen und Registrierungsrichtlinien prüfen lassen. Diese Systeme helfen dabei festzustellen, ob ein Fahrzeug ein Firmware-Update benötigt, ob technische Mängel gemeldet wurden oder ob das Fahrzeug vor der Auslieferung einem Kundenprofil im OEM-Backend zugeordnet werden muss. Die Integration zwischen der Software des Autohauses und den Herstellersystemen stellt sicher, dass keine relevanten Schritte übersehen werden – besonders wichtig in Zeiten vernetzter Fahrzeuge mit aktivierungspflichtigen Diensten wie Navigation, App-Anbindung oder Fernsteuerung.
Koordination von Zubehör und Ersatzteilen
Viele Fahrzeuge werden mit Zubehörteilen ausgeliefert oder im Autohaus weiter individualisiert. Das erfordert eine enge Abstimmung zwischen Lager, Werkstatt und Verkauf. Die Systeme im Autohaus erfassen den Status aller benötigten Komponenten – ob es sich um Gummimatten, Ladegeräte, Felgen oder Dachträger handelt. Fehlt ein Teil oder ist es im Rückstand, darf das Fahrzeug nicht zur Auslieferung freigegeben werden. Eine zentrale Softwarelösung überwacht die Verfügbarkeit und löst automatische Warnmeldungen aus, wenn ein Element fehlt oder ein zeitkritischer Schritt gefährdet ist.
Fehlererkennung, Benachrichtigungen und Eskalationen
Ein professionelles Vorbereitungsmanagement verfolgt nicht nur, was erledigt wurde – es erkennt auch, was fehlt. Die eingesetzte Software ist in der Lage, Warnungen zu erzeugen, wenn Aufgaben überfällig sind, ein Checklistenpunkt nicht erfüllt wurde oder ein Problem dokumentiert wird. Entdeckt ein Techniker beispielsweise einen Softwarefehler oder einen defekten Bauteil, kann das System den Vorfall automatisch an die zuständige Stelle weiterleiten und das Fahrzeug blockieren, bis das Problem behoben ist. Dieses strukturierte Feedbacksystem trägt erheblich zur Qualitätssicherung bei und verhindert unangenehme Überraschungen kurz vor der Fahrzeugübergabe.
Prüfbare Nachweise und Qualitätssicherung
Zur Einhaltung interner Standards und rechtlicher Anforderungen dokumentieren Autohäuser den gesamten Vorbereitungsprozess mit vollständigen, auditierbaren Datensätzen. Jeder durchgeführte Schritt wird mit Zeit- und Personendaten protokolliert. Im Streitfall – etwa bei Reklamationen zur Softwareaktualisierung oder einem Kratzer, der bereits vor Übergabe vorhanden war – kann so eindeutig nachvollzogen werden, was wann von wem durchgeführt wurde. Viele Systeme erlauben darüber hinaus das Anhängen von Fotos oder Notizen, um den Fahrzeugzustand zusätzlich zu dokumentieren.
Eingesetzte Software-Infrastruktur
Um diese Komplexität zu bewältigen, benötigen Autohäuser moderne Softwarelösungen. Das Rückgrat bildet das Dealer Management System (DMS), das zentrale Bereiche wie Verkauf, Service, Lager, Kundenverwaltung und Finanzen steuert. Solche Systeme beinhalten Module für interne Arbeitsaufträge, Lagerverwaltung, Kundenkommunikation und OEM-Schnittstellen. Zu den marktführenden DMS-Anbietern gehören beispielsweise CDK Global, Reynolds & Reynolds, Keyloop oder Pinewood.
Ergänzend zum DMS nutzen viele Autohäuser spezialisierte Tools für Workflow- und Servicemanagement, die entweder in das DMS integriert oder über Drittanbieter angebunden sind. Solche Anwendungen erweitern die Möglichkeiten zur Steuerung digitaler Checklisten, zur Terminplanung für Techniker, zur Fortschrittsüberwachung und zur internen Kommunikation. Einige bieten sogar Dashboards in Echtzeit, die den Bearbeitungsstatus sämtlicher Fahrzeuge auf dem Hof anzeigen.
Schlüsselanforderungen an Fahrzeugvorbereitungssoftware
Damit der Vorbereitungsprozess reibungslos funktioniert, muss die eingesetzte Software bestimmte Kernfunktionen abdecken. Zunächst ist die Fähigkeit zur Erstellung von VIN-spezifischen Aufgabenlisten entscheidend – jede Fahrzeug-Identifikationsnummer kann mit individuellen Anforderungen verknüpft sein, einschließlich Herstellervorgaben, optionalem Zubehör oder Rückrufaktionen. Diese Listen müssen dynamisch sein und sich automatisch aktualisieren, sobald neue Informationen vorliegen. Ebenso unverzichtbar ist die Workflow-Automatisierung: Sobald ein Schritt abgeschlossen ist, sollte der nächste automatisch eingeleitet oder die zuständige Abteilung informiert werden.
Mobile Nutzbarkeit ist ein weiterer entscheidender Punkt, da Techniker, Fahrzeugaufbereiter und Zubehörmonteure direkt am Fahrzeug arbeiten und ihre Aufgaben ortsunabhängig dokumentieren müssen. Die nahtlose OEM-Integration sorgt dafür, dass alle Fahrzeugdaten, Kampagnen und Aktivierungsprozesse berücksichtigt werden. Mit Echtzeit-Dashboards behalten die Verantwortlichen jederzeit den Überblick über den Gesamtstatus und können bei Engpässen sofort eingreifen. Ergänzt werden diese Funktionen durch integrierte Kommunikationsmöglichkeiten für interne Benachrichtigungen und automatische Kundenupdates.
Was umfasst die Fahrzeugbereitstellung im Autohaus?
Die Fahrzeugbereitstellung – auch bekannt als Pre-Delivery Inspection (PDI) – umfasst eine Vielzahl von Arbeitsschritten, die sicherstellen sollen, dass ein Fahrzeug vollständig bereit für die Auslieferung an den Kunden ist. Dazu gehören eine umfassende technische Kontrolle (einschließlich der Prüfung von Flüssigkeitsständen, Bremsen, Reifen und Elektronik), Softwaretests und -aktualisierungen, das Entfernen von Transportschutzmaterialien, die Innen- und Außenreinigung, der Einbau von Zubehörteilen oder Sonderausstattungen sowie die Prüfung der Dokumentation wie Bedienungsanleitungen und Ersatzschlüssel. Häufig werden auch persönliche Voreinstellungen des Kunden berücksichtigt, etwa Spracheinstellungen oder die Kopplung mit Smartphone-Apps.
Wie stellen Autohäuser sicher, dass bei der Vorbereitung nichts übersehen wird?
Um einen lückenlosen Ablauf sicherzustellen, arbeiten Autohäuser mit strukturierten digitalen Checklisten und spezieller Workflow-Software. Diese Systeme teilen die Aufgaben einzelnen Teams zu – etwa Technikern, Fahrzeugaufbereitern oder Zubehörspezialisten – und verlangen eine digitale Bestätigung der Durchführung mit Zeitstempel und Mitarbeiterkennung. Unvollständige, fehlerhafte oder verspätete Arbeitsschritte werden in Echtzeit erkannt und gemeldet, sodass rechtzeitig reagiert werden kann. Viele dieser Systeme sind zudem direkt mit den OEM-Plattformen verbunden, um Rückrufaktionen, Softwareupdates und andere verpflichtende Maßnahmen automatisch zu erfassen.
Können Kunden während der Fahrzeugbereitstellung noch Änderungen oder Extras anfordern?
Ja, viele Kunden wünschen sich im Rahmen der Fahrzeugbereitstellung zusätzliche Ausstattungen oder Anpassungen. Dazu zählen zum Beispiel Dachträger, getönte Scheiben, spezielle Felgen, Fußmatten, Dashcams, Lackschutz oder auch digitale Zusatzfunktionen wie abonnierbare Dienste. Sofern die gewünschten Optionen verfügbar und technisch mit dem Fahrzeug kompatibel sind, können sie problemlos in den Vorbereitungsprozess integriert werden. Gerade bei Flottenkunden oder gewerblichen Fahrzeugen ist dies auch der Zeitpunkt, an dem spezifische Einbauten oder Markenkennzeichnungen vorgenommen werden.
Eine effektive Fahrzeugbereitstellung ist nur mit leistungsfähiger Fahrzeuglogistiksoftware möglich, die Checklisten nahtlos verwaltet, den Fortschritt in Echtzeit verfolgt und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen koordiniert (siehe: Logistikmanagement KFZ). Da moderne Fahrzeuge immer komplexer werden und die Erwartungen der Kunden steigen, sind digitale Werkzeuge unerlässlich, um Effizienz zu sichern, Herstellervorgaben zuverlässig einzuhalten und teure Fehler zu vermeiden. Die richtige Softwarelösung strafft nicht nur die Abläufe, sondern erhöht auch Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die Qualität der Fahrzeugauslieferung insgesamt.
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HVAC-Steuerungen in Fahrzeugen bezeichnen das System zur Regelung von Heizung, Belüftung und Klimaanlage. Diese Steuerungen kontrollieren die Temperatur im Innenraum, die Luftverteilung, die Gebläsestärke und die Richtung des Luftstroms, um den Komfort der Insassen sicherzustellen. Moderne HVAC-Systeme verfügen häufig über automatische Klimaregelung, Luftfilterung im Innenraum und Entfeuchtungsfunktionen. In vernetzten Fahrzeugen lassen sie sich oft über digitale Bedienoberflächen oder Sprachsteuerung bedienen. Eine einwandfreie Funktion der HVAC-Steuerung ist entscheidend für Sichtverhältnisse, Wohlbefinden und Fahrsicherheit. (2)
Quellen:
(1) https://us.dealertrack.com/resources/dealer-management-system-guide/
(2) Ribbens, William. Understanding Automotive Electronics, 7th Edition. Butterworth-Heinemann, 2011.