Prozessverbesserung: Wie gelingt sie?

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Wozu Prozessverbesserung?

Ein Prozessverbesserung ist eine Agenda, die festlegt, wie Sie Ihre Prozesse verbessern können, nachdem Sie sie analysiert und identifiziert haben, um Ihre Arbeit besser zu machen. Das Ziel ist die Beseitigung von Engpässen in den Geschäftsabläufen. Durch die Identifizierung dieser Schwachstellen wird die Effizienz gesteigert. Beispiele können sein:

Verkürzte Prozessdurchlaufzeit
Verbesserte Prozessqualität
Eliminierung von vergeudetem Aufwand
Minimierung der Reibung in Geschäftsprozessen
Einhaltung von Vorschriften
Erhöhter Reifenausstoß

In einem sich ständig wandelnden Umfeld müssen Unternehmen ständig flexibel bleiben, um auf diese Dynamik reagieren zu können - die Technologie ändert sich, die Kundenanforderungen verschieben sich, und Wettbewerber treten in den Markt ein. "Agil sein" bedeutet, nach Möglichkeiten zur Innovation, Weiterentwicklung und Verbesserung zu suchen, was zu qualitativ hochwertigeren Produkten und Dienstleistungen führt, die auf immer kosteneffizientere Weise entworfen, entwickelt und vertrieben werden können. Pläne zur Prozessverbesserung helfen Unternehmen dabei, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu erkennen, Strategien für die Umsetzung zu entwickeln und Erfolgskriterien zu definieren.

Kontinuierliche Verbesserungspläne führen letztendlich zu mehr Effizienz am Arbeitsplatz und engagierten Mitarbeitern, effizienteren Abläufen, besserer Kommunikation, mehr Innovation und besserem Kundenservice. Ineffiziente Prozesse beispielsweise sind für die Mitarbeiter sehr störend, führen zu Frustration und lassen die Arbeitsmoral sinken.

Es liegt auf der Hand, dass Pläne zur Prozessverbesserung die größten Auswirkungen auf den Betrieb haben, da sie vergeudete Transporte und unnötige Aufgaben beseitigen.

Wie Geht Prozessverbesserung?

Ein Plan zur Prozessverbesserung ist eine Antwort auf die Frage, wie Prozesse systematisch verbessert werden können, einschließlich:

Wie wollen wir die Leistung (der internen Prozesse) messen?
Was sind die Gründe für ineffiziente Prozesse?
Welche Verbesserungen können an welchen Prozessen vorgenommen werden?

Die Prozessverbesserung selbst ist ein Prozess. Sie ist entscheidend, um eine produktive Organisation zu werden. Der Plan zur Prozessverbesserung ist die Strategie, die dieses Unterfangen leitet. Die folgenden Schritte könnten die Eckpfeiler Ihres Prozessverbesserungsplans sein:

1) Darstellung des Prozesses

Ein Prozess ist eine Abfolge von Aufgaben und menschlichen Interaktionen, Input und Output, Werkzeugen und Informationen zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses. Diese Abfolge muss in einer Art Dokument festgehalten werden, um ein klares Bild der Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu erhalten. Darüber hinaus können Prozesse in Form einer "Landkarte" oder eines Flussdiagramms visualisiert werden, wodurch sie besser lesbar werden. Es ist leichter, einen Ablauf zu verstehen, wenn man einen Überblick hat, als wenn man eine wortreiche Beschreibung liest.

Daher kann ein Flussdiagramm in kleinere Teile zerlegt und mit weiteren Informationen angereichert werden, die für ein besseres Verständnis erforderlich sein können und schließlich zu Ideen für Verbesserungen führen. Es hilft, einen Überblick über den gesamten Prozess zu geben und sich auf einzelne Abschnitte zu konzentrieren.

2) Analysieren des Prozesses

Die Analyse geht tiefer in den Prozess hinein, bewertet jeden Prozessschritt und versucht, Lücken der Ineffizienz zu entdecken. Dies ist die Phase des Prozessverbesserungsplans, in der wir Möglichkeiten zur Verbesserung unseres Unternehmens aufdecken werden. Wir werden diesen Aspekt weiter unten ausführlicher beschreiben.

3) Neugestaltung des Prozesses

Sobald Ineffizienzen aufgedeckt sind, kann das Prozessverbesserungsteam nun damit beginnen, seine Strategie und den Prozess anzupassen, um diese Reibungspunkte zu beseitigen. Um dies zu erreichen, sollten alle Aspekte des Prozesses zur Debatte gestellt werden:

Welche Teile des Prozesses können wir eliminieren und trotzdem unsere Ziele erreichen?
Wie können wir einen Prozessschritt anpassen, um die Qualität, die Geschwindigkeit oder den Output zu verbessern?

Gemeinsames Arbeiten wird Ihnen helfen, mögliche Lösungen für diese Fragen zu finden. Jede Idee sollte den Personen, die den Prozess ausführen sollen, vorgestellt und von ihnen genehmigt werden. Sie müssen darüber nachdenken, wie das Team jede Idee umsetzen würde, mögliche Risiken ermitteln und, wenn möglich, den Prozess simulieren, um seine Auswirkungen kennen zu lernen. Zum Beispiel: Wie wird die Sichtbarkeit in Echtzeit zu einer effizienten Verwaltung des Fahrzeugparks führen?

Diese Phase wird am Reißbrett durchgeführt und hilft dem Prozessverbesserungsteam dabei, sich ein Bild davon zu machen, wie der aktualisierte Prozess in der Praxis aussehen wird, damit es vor und während der Tests alle notwendigen Änderungen vornehmen kann.

4) Einholen von Zustimmung und Ressourcen

Wenn eine Alternative gewählt wird, müssen alle, die von den Prozessänderungen betroffen sind, ihre Zustimmung geben. Außerdem müssen die Ressourcen beschafft werden, die für die Umsetzung der im aktualisierten Prozessplan dargelegten Änderungen erforderlich sind. Dazu gehören technische Unterstützung, ein höheres Budget und die Zustimmung der Führungskräfte.

Ziel ist es, das Prozessverbesserungsteam mit den notwendigen Ressourcen auszustatten, um den aktualisierten Prozess in die Realität umzusetzen.

5) Implementierung und Kommunikation des aktualisierten Prozesses

An diesem Punkt führt das Prozessverbesserungsteam seinen verbesserten Prozess in einem realen Szenario durch. Zunächst muss jedoch das Ergebnis des Prozessverbesserungsprojekts im gesamten Unternehmen bekannt gemacht werden, bevor die Änderungen umgesetzt werden können.

6) Überprüfen Sie den Prozess

Sobald die Änderungen umgesetzt sind, kann der Prozess ausgeführt werden. Er sollte jedoch überwacht werden, um bei Bedarf schnell Abhilfe schaffen zu können (lesen Sie mehr über RFID Tracker). Noch wichtiger ist, dass er analysiert wird, um festzustellen, ob der angepasste Prozess zu Verbesserungen führt oder nicht.

Dies führt zu einer schrittweisen Verbesserung, die dem Team hilft, das letztendliche Ziel der Nutzung von Systemen und Prozessen zu erreichen - die Zielvorgaben pünktlich und unter dem Budget zu erfüllen.

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Wie erzielt man Prozessverbesserung?

Da Sie nun die wichtigsten Schritte zur Verbesserung eines Prozesses kennen, ist es an der Zeit, etwas tiefer in die Frage einzutauchen: "Wo finde ich Möglichkeiten zur Prozessverbesserung?" Dies ist der kreative Teil der Prozessforschung und basiert teilweise auf dem dokumentierten, manchmal visualisierten Prozess und teilweise auf der Realität des Prozesses. Wie Sie feststellen werden, kann ein Prozess anders ablaufen als auf dem Papier. Der Grund dafür ist einfach: Es ist die Art und Weise, wie er funktioniert.

Wenn Sie einen Unterschied zwischen der Theorie (Papier) und der Realität (Ausführung) feststellen, ist das immer ein Grund zu fragen: Warum ist das so? Egal, welche Antwort Sie erhalten, es gibt eine Wahrheit. Und es ist eine Gelegenheit, die beteiligten Personen nach den Gründen zu fragen. Wenn man tiefer gräbt, erhält man Erkenntnisse, die über eine einfache Prozessoptimierung hinausgehen. Sie bietet viele Möglichkeiten, den Kontext und die Faktoren zu verstehen, die den Ablauf eines Prozesses bestimmen. So erhalten Sie Antworten darauf, wie Sie einen Prozess anpassen können, um ihn zu verbessern und nicht zu verschlechtern.

Gute Ausgangspunkte sind Gespräche mit den Beteiligten:

Erzählen Sie mir von Ihrem Tagesablauf und Ihren Aufgaben
Beschreiben Sie diesen Prozess mit Ihren eigenen Worten
Wie fühlen Sie sich bei diesem Prozess?
Wo stagniert die Arbeit?
Wie definieren Sie Ressourcenverschwendung?
Welche Informationen benötigen Sie, und wie stellen Sie sicher, dass Sie Zugang dazu erhalten?

Eine der besten Befragungstechniken besteht darin, die Leute reden zu lassen, während sie entscheiden, was für sie Sinn macht und was wichtig ist. Dies ist bereits ein Teil der Antwort auf die Frage, wo man nach Möglichkeiten zur Prozessverbesserung suchen sollte.

Wenn Sie eine der folgenden Antworten hören, wissen Sie, dass Sie Potentiale zur Prozessverbesserung gefunden haben:

Abwarten, um Informationen aus einer anderen Quelle zu erhalten.
Papierunterlagen erstellen, obwohl elektronische Unterlagen ausreichen würden.
Verlangsamung aufgrund von Informationen, die in einer Form vorliegen, die nicht verwendet werden kann.
Verlorene Dinge wegwerfen zu müssen.
Zusätzliche Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden.
Platzbedarf für die Lagerung von Beständen, die nur selten umgeschlagen werden.
Produkte neu verpacken, um Kundenwünsche zu erfüllen.
Mehrfache Ausführung von Aufgaben (Duplikation)
...

Alle oben genannten Beispiele sind nur einige von vielen, die auf ein zugrunde liegendes Effizienzproblem hinweisen. Wenn Sie eines entdeckt haben, gibt es noch mehr zu finden und ans Licht zu bringen.

Resümee

Der Plan zur Prozessverbesserung bietet eine Möglichkeit, Problembereiche zu lokalisieren und systematisch aufzuzeigen. Dadurch ist es einfacher, die zugrundeliegenden Herausforderungen für die Effizienz einzugrenzen und zu finden. Die Schritte des Prozessverbesserungsplans werden Sie durch dieses Projekt führen und schließlich diese Probleme schneller lösen, um eine produktive Unternehmenskultur zu erreichen.