5 Schritte zur Prozessoptimierung

Was ist prozessoptimierung?

Prozessoptimierung ist die systematische Neubewertung und Neugestaltung von Geschäftsprozessen, um Leistungsfortschritte zu erzielen. Ziele der Prozessverbesserung sind Kostensenkung, Umsatzsteigerung und Zeitersparnis. Geschäftsmanager nutzen die Prozessverbesserung, um diese Ziele zu erreichen. Die Prozessverbesserung umfasst die Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten, die Umsetzung von Verbesserungen und die Messung der Ergebnisse.

was Sind die 5 schritte zur prozessoptimierung?

Es sind fünf Schritte zur Einrichtung der Prozessoptimierung notwendig:

1. Definiere das Problem oder die Gelegenheit
2. Erhebe Daten
3. Analysiere diese Daten
4. Identifiziere potentielle Lösungswege und implementiere sie
5. Steuere und evaluiere Veränderungen

Diese Schritte helfen Ihnen, die Prozesse in Ihrem Unternehmen systematisch zu untersuchen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Schritt 1: Definiere das problem oder die gelegenheit

Der erste Schritt bei der Prozessoptimierung besteht darin, das Problem, das Sie zu lösen versuchen, genau zu bestimmen - beschreiben Sie die Prozessmöglichkeiten aus der Sicht des Unternehmens und des Kunden. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Maßnahmen zu fokussieren und sicherzustellen, dass Sie Änderungen vornehmen, die sich positiv auf Sie auswirken werden.

Wählen Sie den Prozess: Der erste Schritt besteht darin, ein Problem wie alle anderen Probleme zu erkennen. Entscheiden Sie jedoch zunächst, welchen Prozess Sie verbessern wollen. Wollen Sie zum Beispiel:

1. Lieferzeiten verbessern
2. Zahlungsfristen verkürzen
3. Produktion effizienter gestalten

Den Prozess darstellen: Versuchen Sie, eine illustrierte Beschreibung des Prozesses mit Hilfe von Flussdiagrammen oder Ähnlichem zu erstellen. Für BPI können verschiedene Arten von Flussdiagrammen verwendet werden, aber das Wesentliche ist, dass sie eine Abfolge von Ereignissen enthalten, die in jede Aufgabe unterteilt sind. Ein Swim-Lane-Diagramm beispielsweise ist ein Flussdiagramm mit zusätzlichen Informationen darüber, wer was bei jedem Schritt des Prozesses tut. Es fügt den Aspekt der Verantwortlichkeit in eine Prozesszusammenfassung ein.

Schritt 2: daten sammeln

Sobald das Problem erkannt wurde, ist es wichtig, Daten über den aktuellen Prozess zu sammeln. Anhand dieser Daten wird die aktuelle Situation bewertet und es werden Bereiche mit Verbesserungspotenzial ermittelt. Sie müssen entscheidende Maßnahmen, Basisprozesse und betriebliche Leistungen festlegen, um die Möglichkeiten für Fortschritte zu quantifizieren und festzustellen, ob Ihre Prozessverbesserungsstrategien funktionieren. Es gibt verschiedene Arten von Messungen, aber hier sind die häufigsten, die zu berücksichtigen sind:

Effektivität: Dies zeigt an, wie gut der Prozess in Bezug auf die Qualität funktioniert. Daten und Berichte, wie z. B. Kundenfeedback und Beschwerden, helfen dabei, dies zu beurteilen.

Effizienz: Hierbei handelt es sich um ein Benchmarking der Zeit, die für den Abschluss eines Zyklus oder einer Aufgabe benötigt wird, und der Menge des Inputs, die für die Erstellung einer Einheit des Resultats erforderlich ist.

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Schritt 3: Daten Analysieren

Sobald Sie Daten über den bestehenden Prozess gesammelt haben, ist es an der Zeit, ihn zu untersuchen, um Engpässe und Ineffizienzen zu ermitteln. Analysieren Sie die Prozessleistung, um Schmerzpunkte zu erfassen und die Ursachen zu spezifizieren/validieren. Um die beste Analyse durchführen zu können, müssen Sie über möglichst genaue und präzise Daten verfügen.

Sie sind entscheidend für die Formulierung von Ergebnissen auf der Grundlage von Daten. Aber die Messungen sind nur so wertvoll wie die Fähigkeit des Unternehmens, sie zu interpretieren. Letztlich geht es darum, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, um die Prozessoptimierung voranzutreiben.

Eine gute Möglichkeit ist es, mit der Ermittlung der Ineffizienz zu beginnen. Nachdem Sie den Prozess skizziert haben, können Sie Fragen stellen bzw. Beobachtungen machen, um zu bestimmen, welcher Teil des Prozesses ineffizient ist und geändert werden muss.

Hier sind einige Methoden zur Bewertung der Ineffizienz (neben Six Sigma, TQM, PDCA und anderen):

Fragen Sie Ihr Team: Eine der einfachsten und "effizientesten" Möglichkeiten, Ineffizienzen in Ihrem Unternehmen zu ermitteln, ist, Ihre Kollegen zu fragen.Meistens wissen sie genau, welche Prozesse Schwachstellen aufweisen und welche Auswirkungen diese haben. 

Ursache-Wirkungs-Analyse: Ein Problemlösungsansatz, bei dem Sie die wahrscheinlichen Ursachen eines Problems skizzieren können. Wir empfehlen folgendes Vorgehen: Schreiben Sie zunächst das Problem auf die linke Seite des Papiers. Skizzieren Sie dann eine gerade Linie auf der rechten Seite des Papiers und zeichnen Sie mehrere diagonale Linien, die oberhalb und unterhalb der horizontalen Linie verlaufen und alle möglichen Ursachen für das Problem enthalten. Zeichnen Sie von diesen diagonalen Linien der potenziellen Ursachen kleine horizontale Linien mit allen möglichen Ursachen des Problems, die mit jedem Faktor zusammenhängen. 

Die 5 Warum: Dieser Ansatz eignet sich am besten für einfache oder mäßig komplexe Probleme, wenn Sie ein geeignetes Team zusammenstellen, um ein Problem zu analysieren. Die Methode ist geradlinig: Wenn ein Problem auftritt, gehen Sie der Ursache auf den Grund, indem Sie fünfmal "Warum?" fragen. Wenn sich dann eine Gegenmaßnahme abzeichnet, führen Sie diese durch, um zu verhindern, dass das Problem erneut auftritt. 

Analyse der Grundursache: Ein Problemlösungsansatz, bei dem es darum geht, die Gründe für Probleme zu finden, um sie zu vermeiden, anstatt sie zu lösen, wenn sie auftreten. Dazu wird das Problem definiert, es werden Informationen und Daten gesammelt, und es werden Möglichkeiten zur Beseitigung der Ursachen des Problems ermittelt.

Schritt 4: potentielle Lösungen identifizieren und implementieren

Sobald Sie die Bereiche ermittelt haben, die geändert werden müssen, müssen Sie einen Zeitplan für die Durchführung der erforderlichen Änderungen erstellen.

Dieser Plan sollte sorgfältig ausgearbeitet werden, um Störungen des Betriebsablaufs zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Änderungen reibungslos eingeführt werden. Die letzte Phase besteht darin, den Plan in die Tat umzusetzen. Dies kann die Schulung der Mitarbeiter in neuen Verfahren, die Änderung bestehender Systeme oder die Einführung neuer Technologien betreffen.

Entwickeln Sie Lösungen für Probleme/Chancen und setzen Sie die Änderungen um. Hier erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen müssen:

Laden Sie Ihre Teams ein: Stellen Sie die für die jeweilige Aufgabe zuständigen Teams zusammen und halten Sie Sitzungen ab, um Lösungen zu finden. Wenn Sie umfassende Änderungen anstreben, die mehr als ein Team betreffen, sollten Sie die Bildung eines Projektteams zur Prozessverbesserung in Betracht ziehen.

Umgestaltung der Prozessschritte: Sobald Sie wissen, wo die Probleme liegen, arbeiten Sie als Team zusammen, um den Prozess umzugestalten, indem Sie das Feedback Ihres Teams einholen und die Liste der besten Lösungen eingrenzen, die umgesetzt werden sollen. Auch hier gibt es verschiedene Arten von Analysen, die am besten geeignet sind, um voranzukommen:

• Wirkungsanalyse: Skizzieren Sie die qualitativen und quantitativen Auswirkungen eines negativen Ereignisses auf Ihr Unternehmen, um seine Auswirkungen zu definieren.
• Risikoanalyse: Identifizierung und Analyse von Problemen, die sich auf das Unternehmen auswirken können, um sie abzuschwächen oder zu vermeiden.
• Kundenerlebnis-Mapping: Erstellen Sie eine visuelle Darstellung der Schritte, die ein Kunde durchläuft, um Ihr Geschäftsziel zu erreichen.

Ressourcen ausfindig machen: Machen Sie sich bewusst, welche Ressourcen (Menschen und Werkzeuge) für die Durchführung der Veränderung erforderlich sind. Indem Sie die damit verbundenen Kosten und die für die Veränderung notwendigen Bestandteile darlegen, können Sie die Beteiligten durch die Erstellung eines Business Case zur Zustimmung bewegen. Es ist von entscheidender Bedeutung, alle Beteiligten an Bord zu haben. Daher sollten Sie die für die Umsetzung der Änderung verantwortliche Gruppe einbeziehen, um sicherzustellen, dass sie das Ziel der Prozessverbesserung versteht.

Roll-Out überwachen: Jetzt ist es an der Zeit, den neuen Prozess unter Einbeziehung des gesamten Unternehmens auszuführen. Um die Einführung effektiv zu gestalten, sollten Sie klare Kommunikationswege schaffen und ausreichend Zeit für Tests und Feedback einplanen.

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Schritt 5: Veränderungen steuern und evaluieren

Sobald ein Prozess mit der Absicht des Fortschritts geändert wurde, ist es notwendig, ihn erneut zu bewerten, um sicherzustellen, dass er wie erwartet funktioniert. Durch die Kommunikation mit den Teammitgliedern und den Vergleich der Berichte mit messbaren Benchmarks helfen die Daten, die Auswirkungen der Änderung aufzuzeigen. Wenn sich das Geschäft ändert, müssen Sie kontinuierliche Kontrollen und Schulungen einrichten, damit formale Prozesse wie gewünscht eingeführt werden können. Lesen Sie mehr über Echtzeit Lokalisierung mit RTLS.

Wie misst man prozessoptimierung?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Erfolg von Prozessverbesserungen zu messen:

• Kosteneinsparungen: Verfolgen Sie die durch Prozessverbesserung erzielten Kosteneinsparungen, indem Sie Verschwendung reduzieren (Muda).
• Umsatzsteigerung: Verfolgen Sie die durch die Prozessverbesserung erzielten Umsatzsteigerungen.
• Zeitersparnis: Verfolgen Sie die durch die Prozessverbesserung eingesparte Zeit.
• Kundenzufriedenheit: Verfolgen Sie den Grad der Kundenzufriedenheit vor und nach der Umsetzung von Prozessverbesserungen.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Erfassen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit vor und nach der Einführung von Prozessverbesserungen.

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie die Prozessverbesserung über einen längeren Zeitraum aufrechterhalten können:

• Machen Sie sie zu einem Teil Ihrer Unternehmenskultur: Die Prozessverbesserung sollte Teil Ihrer Unternehmenskultur sein und nicht nur etwas, das auf einer Ad-hoc-Basis durchgeführt wird.
• Machen Sie es zu einer Teamleistung: Beziehen Sie Mitarbeiter aller Ebenen des Unternehmens in Initiativen zur Prozessverbesserung ein.
• Ermutigen Sie die Kreativität: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, bei der Suche nach Möglichkeiten zur Prozessverbesserung kreativ zu sein.
• Seien Sie bereit für Veränderungen: Seien Sie bereit, Prozesse bei Bedarf zu ändern, um sie effektiv zu halten.
• Ergebnisse überwachen: Überwachen Sie die Auswirkungen von Prozessverbesserungen und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.
• Feiern Sie Erfolge: Feiern Sie die Erfolge von Prozessverbesserungen, um die Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Bemühungen fortzusetzen.

Die Einführung eines neuen Prozesses kann mühsam sein und erfordert viel Energie von verschiedenen Personen innerhalb einer Organisation (siehe, wie ein Barcode-Scansystem die Dinge besser und schlechter machen kann). Wenn Sie es jedoch einmal geschafft haben, können Sie mit der Einführung der kontinuierlichen Verbesserung weitermachen, wie Sie begonnen haben. Ganz gleich, ob Sie sich dafür entscheiden, denselben Prozess zu verbessern, den Sie bereits bearbeitet haben, oder ob Sie ihn auf andere Bereiche innerhalb des Unternehmens ausdehnen, der Prozessverbesserung sind technisch keine Grenzen gesetzt. 

Durch die Verwendung von Daten zur Messung der Ergebnisse und zur Verfolgung des Fortschritts können Sie feststellen, was am besten funktioniert und was nicht. Mit der Hilfe und dem Feedback Ihres Teams und der Software, die wertvolle Erkenntnisse liefern kann, lässt sich der Prozess leichter verbessern. Auch wenn das Sprichwort lautet: "Was nicht kaputt ist, soll man nicht reparieren", müssen Unternehmen bereit sein, Grenzen zu überschreiten und ihre eigenen Vorgehensweisen zu testen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich weiter zu verbessern. 

Da alle Prozesse unterschiedlich sind, sollten Sie sich bei der Implementierung von Prozessverbesserungen Zeit nehmen und eine kontinuierliche Verbesserung einführen. Setzen Sie Ihre Ressourcen klug ein und entwickeln Sie Pläne für den Austausch von Anwendungsfällen, um zu quantifizieren, wie Ihre Bemühungen zu einem positiven ROI führen.

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Es gibt kein Patentrezept für die Implementierung von Prozessoptimierung, aber es gibt einige bewährte Verfahren, die zum Erfolg beitragen können. In erster Linie sollte die Prozessoptimierung Teil Ihrer Unternehmenskultur sein und nicht nur etwas, das ad hoc durchgeführt wird. Die Einbeziehung von Mitarbeitern aller Unternehmensebenen in Initiativen zur Prozessverbesserung ist ebenfalls entscheidend. Und schließlich sollten Sie bereit sein, Prozesse bei Bedarf zu ändern, um sie effektiv zu halten.

Die Messung des Erfolgs von Prozessoptimierung kann ebenfalls Zeit und Mühe kosten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Erfolg zu messen, z. B. Kosteneinsparungen, Umsatzwachstum, Zeitersparnis, Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit. Wie der Erfolg am besten gemessen werden kann, hängt von der jeweiligen Organisation und den spezifischen Zielen der Prozessverbesserungsinitiative ab.

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