| Written by Mark Buzinkay
Die betriebliche Effizienz ist die Grundlage für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Deshalb sollten wir nie aufhören, Prozessverbesserung zu betreieben. Wenn Sie es einmal geschafft haben, wird es sich auf die Skalierbarkeit und Rentabilität Ihres Unternehmens auswirken. Jeder neue Tag ermöglicht es Ihnen, Ihr Unternehmen von der aktuellen Situation aus voranzubringen.
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Wie bereits erwähnt, sollten Sie nie aufhören, Ihre betriebliche Leistung zu verbessern. Es ist einfach, sich auf seinem Erfolg auszuruhen und die Dinge weiterlaufen zu lassen. Wenn wir jedoch unseren Mitbewerbern voraus sein wollen, ist es unerlässlich, die Fortschritte regelmäßig zu überprüfen, denn dies hilft bei der Entscheidung über die nächsten Schritte zur Verbesserung der betrieblichen Leistung.
Um diese Behauptung zu untermauern, schauen wir uns eine veröffentlichte Studie an (Annual Global CEO study), die besagt, dass 77 % der 1.300 weltweiten CEOs auf operative Effizienz setzen, um ihre Einnahmen zu steigern. Man geht davon aus, dass eine höhere Effizienz die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit steigert und gleichzeitig das Endergebnis durch die Verringerung betrieblicher Probleme und die Verbesserung der Geschäftsprozesse verbessert.
Daher ist die kontinuierliche Prozessverbeserung eine unternehmensweite Anstrengung - von den Front- bis zu den Back-End-Prozessen, vom Vertrieb bis zum Marketing, von der Entwicklung bis zur Lieferkette - ein reibungsloser Arbeitsablauf wird die Zeit und die Ressourcen begrenzen, die für einen erfolgreichen Betrieb erforderlich sind. Es ist vernünftig, die Kosten zu senken, aber es ist nicht genug.
Was ist betriebliche effizienz?
Was ist betriebliche Effizienz? Die betriebliche Gesamteffizienz ist das Verhältnis zwischen Output und Input. Mit anderen Worten: ein qualitativ hochwertiges Produkt in großem Umfang mit so wenig Ressourcen wie möglich zu produzieren. Die betriebliche Effizienz bezieht sich also auf die Fähigkeit einer Organisation, mit weniger Mitteln das Gleiche zu leisten, oder wenn wir von Produktivität sprechen, dann streben wir danach, mit dem Gleichen mehr zu erreichen. Wenn zum Beispiel eine Industriebrache mit denselben Ressourcen mehr produzieren will, spricht man von Produktivitätssteigerung.
Bei Strategien zur Steigerung der betrieblichen Effizienz konzentrieren sich die Unternehmen zunächst auf die Verbesserung ihrer betrieblichen Effizienz, bevor sie sich mit der Frage beschäftigen, wie sie ihre Produktivität steigern können. Auf diese Weise wird die Verschwendung von Aufwand und Ressourcen seitens des Unternehmens verringert. Sobald die Effizienz optimiert ist, kann das Unternehmen Maßnahmen zur Verbesserung der Produktivität ergreifen.
Die betriebliche Effizienz geht jedoch über das Kostenmanagement hinaus (lesen Sie mehr über Qualitätsmanagement und Qualitätsdokumentation). Sie schafft ein Win-Win-Szenario: optimale Leistung für das Unternehmen und ein hervorragendes Produkt für den Kunden. Die Steigerung der betrieblichen Effizienz erfordert konsequente Anstrengungen und ein solides Engagement für kontinuierliches Lernen, aber sie beginnt mit den Prozessen. Intelligente Ressourcenzuweisung, mehr fakturierbare Tätigkeiten und viele andere Faktoren sind genaue Indikatoren für eine höhere betriebliche Effizienz.
Der Schlüssel: Kontinuierliche Prozessverbesserung
Die Verbesserung der betrieblichen Effizienz beginnt mit der Verfeinerung der Prozesse. Wo soll man also anfangen? Die Verbesserung von Prozessen ist oft ein heikler Akt. Daher ist es wichtig zu sagen, dass Kritik willkommen sein sollte, damit sie so nahe wie möglich an der Quintessenz ist.
Prozessverbesserung
Der erste Schritt bei der Prozessverbesserung ist immer die Analyse der eigenen Leistung. Sobald die aufgezeichneten Daten verfügbar sind, können Sie sie als Bezugspunkt für künftige Verbesserungen nutzen und sie (mit Ihren eigenen in der Vergangenheit oder mit Branchenstandards) vergleichen. Aber: Sie müssen entscheiden, welche Kennzahlen für die Bewertung des Erfolgs Ihres Unternehmens am wichtigsten sind. Ist es die Zufriedenheit Ihrer Kunden? Der Umsatz? Kostenreduzierung? Das kann knifflig sein; jedes Unternehmen muss eine klare Vorstellung von den wichtigsten Kennzahlen haben.
Auf einer unternehmensweiten Ebene sollten Sie die Funktionen und Ziele innerhalb jeder Abteilung ermitteln und deren Hauptakteure verstehen. Der entscheidende Teil eines solchen Audits besteht darin, sie einzubeziehen, um zu messen, wie viel Zeit sie für die Ausführung ihrer Arbeit benötigen, um ihre Ziele zu erreichen. Bei diesen Beobachtungen werden Sie Engpässe entdecken, die einen Prozess verlangsamen. Sie zu beseitigen ist ein Schritt nach vorn, aber noch nicht das Ende. Es ist wichtig, jegliche Verschwendung in diesem Prozess zu beseitigen. Da Sie bereits über einen Referenzpunkt verfügen, können Sie nun die Ergebnisse Ihres aktualisierten Prozesses messen und sie vergleichen (siehe auch: Prozesskennzahlen). Die Qualität der auf dem Weg geleisteten Arbeit darf nicht beeinträchtigt werden. Jeder im Team sollte mit seinem Wissen zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz beitragen. Ein Dashboard mit Aufzeichnungen ist eine gute Idee.
Die Prozessverbesserung kann in allen Bereichen eines Unternehmens angewandt werden. Im Hinblick auf die Verbesserung der betrieblichen Leistung sind dies zum Beispiel diese Aspekte Ihres Unternehmens:
- Senkung der Beschaffungskosten
- Optimierung der Produktion
- Optimierung des Vertriebs
- Optimierung des After-Sales-Service
- Senkung der Gemeinkosten
- Optimierung der IT
- Reduzierung der Produktkomplexität
- Senkung der Produktkosten
- Senkung des Betriebskapitals
- Optimierung des Kapitaleinsatzes
Wir haben den Kern der Steigerung der betrieblichen Effizienz mit wenigen Sätzen beschrieben und sollten Ihnen eine Grundlage für die Bewältigung dieser Herausforderung bieten. Es gibt aber auch einige branchenübergreifende Ideen, um Aspekte des Problems anzugehen. So ist beispielsweise die Automatisierung wiederholbarer Arbeiten eine hervorragende Idee, die es zu prüfen gilt. Viele von uns werden von Verwaltungsaufgaben erdrückt, die sich endlos wiederholen, ohne einen wirklichen Wert zu schaffen. Sogar wiederholbare Kerngeschäftsprozesse können automatisiert werden, z. B. Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Projektplanung, Angebotserstellung, Wissensaustausch und Finanzberichterstattung.
Gelebte Kontinuierliche Prozessverbesserung
Regelmäßige Schulungen und Wissensaustausch
Ihre Mitarbeiter müssen Zugang zu den besten Methoden haben. Wenn einige Mitarbeiter in verschiedenen Systemen und Prozessen geschult werden, die sie nutzen oder in Zukunft nutzen könnten, ist Effizienz garantiert. Regelmäßige Schulungen sind unerlässlich und wirken sich positiv auf die betriebliche Leistung und die Arbeitsplatzkultur aus: Ein Mentoren- oder Coaching-Programm hält alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand in Bezug auf die besten Verfahren zur Steigerung der Effizienz. Darüber hinaus ist die Förderung des Austauschs von Know-how im formellen und informellen Rahmen von entscheidender Bedeutung. Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind, besteht darin, die Dokumentation dieser Methoden öffentlich zu veröffentlichen. Zu den bewährten Schulungsmethoden gehören die Veröffentlichung von Spickzetteln, die Dokumentation von SOPs und die Einführung einer "Coaching"-Methodik.
Entdecken und beseitigen Sie Erfolgshindernisse
Wie bereits erwähnt, sollten Sie eine Prozessanalyse durchführen, um Probleme aufzuspüren und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Pareto-Diagramme helfen dabei, Extreme aufzudecken und festzustellen, wo Änderungen vorgenommen werden müssen. Dabei handelt es sich nicht um eine "Einrichten-und-Vergessen"-Mentalität, sondern um einen kontinuierlichen Prozess. Erfahren Sie mehr über Asset Tracking und mobile Prozesse.
IT-Aufgaben auslagern
Die IT-Entwicklung ist in vielen Unternehmen kein Kernprozess, sondern eine Unterstützung. Ein eigenes IT-Team im Haus zu haben, einschließlich IT-Ausrüstung und Software, kann die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens beeinträchtigen. Das Outsourcing von IT-Aufgaben ist nicht immer der richtige Weg. Es ist erschwinglich und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf die Erzielung der erwarteten Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu konzentrieren. Außerdem bleibt Ihr Unternehmen auf diese Weise wettbewerbsfähig, da es die Kundenzufriedenheit steigert. Dazu gehört auch der Betrieb über die Cloud, vor allem für kleinere Unternehmen, da die Gemeinkosten für die IT nicht tragbar sind. Unternehmenseigentümer können cloudbasierte Technologien einsetzen, um den Fortschritt all ihrer Projekte zu verwalten, mit dem Team zusammenzuarbeiten, wenn sie nicht im Büro sind, und das Finanzspektrum mit verschiedenen Geräten zu überwachen.
Optimieren Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden
Kunden sind nicht nur wichtig, sie sind auch der Grund für Ihr Geschäft. Daher spielt ein hervorragender Kundenservice eine entscheidende Rolle für Ihren Erfolg. Daher ist es für Ihren Erfolg und Ihre betriebliche Effizienz von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Kunden gut kennen. Um die Kommunikation zu rationalisieren und den Kundenservice zu verbessern, sollte ein Kundenservice-Managementsystem vorhanden sein, das eine benutzerfreundliche Schnittstelle für Ihre Kunden bietet und mit dem Ihre Mitarbeiter ihnen effizient und schnell helfen können.
Überprüfen Sie Ihre Arbeitsplatzkultur
Da die Arbeitsplatzkultur die betriebliche Effizienz steigern kann, ist es nicht falsch, sie zu prüfen.Der Austausch von Wissen, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und die gegenseitige Unterstützung bei der Nutzung von Synergien sind gute Gründe, sie zu nutzen.Kennen Sie zunächst die Instrumente, die ihre Arbeit beschleunigen und erleichtern können.Sie können auch Verfahren einführen, wie z. B. die Beseitigung von Ablenkungen bei der Kommunikation, die Reduzierung unnötiger Besprechungen und die Verringerung ablenkender digitaler Benachrichtigungen.Sie können auch die Produktivität fördern, indem Sie die besten Mitarbeiter mit Prämien belohnen.
Zugang zu Informationen
Jeder Mitarbeiter sollte Zugang zu wichtigen Informationen haben, denn diese spielen eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der betrieblichen Effizienz. Außerdem kann das Team so schnell auf Marktveränderungen reagieren, da alle Mitarbeiter mit genauen Informationen versorgt werden.
Bessere Auftragsabwicklung
Ein wachsendes Unternehmen erhält ein steigendes Auftragsvolumen.Mit den richtigen Tools können die Abwicklungsprozesse den sich ändernden Anforderungen gerecht werden.Unternehmen sollten einen Rahmen für höhere Produktivität und Effizienz schaffen, von der routinemäßigen Wartung bis hin zur Implementierung fortschrittlicher Software für den Warennachschub.
Setzen Sie einen hohen Standard
Nach der Umsetzung von Verbesserungen sollten aktualisierte Standards zur Förderung von Effizienz und Produktivität eingesetzt werden. Die Unternehmen sollten jedoch die Erwartungen schrittweise erhöhen, um die Arbeitsabläufe zu verbessern, anstatt extreme Maßnahmen zu ergreifen, die die Mitarbeiter überfordern.
Resümee
Es ist kein Geheimnis, dass alle Unternehmen Kosten eindämmen wollen. Aber die Prozessverbesserung ist mehr als das, und es ist keine einmalige Initiative.
Es handelt sich um eine kombinierte Anstrengung zur Optimierung von Prozessen, Menschen, Finanzen und Technologie. Letztendlich hängt die finanzielle Tragfähigkeit von Projekten und Dienstleistungen von der Ausgewogenheit aller Elemente ab und ist das Ergebnis einer kontinuierlichen Verbesserung. Die Verbesserung der betrieblichen Effizienz innerhalb einer Organisation erfordert die Identifizierung von Verschwendungsbereichen und die Verbesserung der Effizienz. Dann kann sich das Management darauf konzentrieren, das Beste aus diesen Ressourcen zu machen, um die Produktivität zu steigern. Kontinuierliche Prozessverbesserung denken und leben, das ist das Geheimnis.
